Funktionsweise
Der Funktionsbereich Vertriebsverwaltung unterstützt die Verwaltung von Vertriebspartnern, Vermittlern, Abrechnungsfirmen und Vertriebsvereinbarungen. Und dank des ausgefeilten Provisionierungssystems können individuelle Lösungen abgebildet werden. Datenschnittstellen ermöglichen den Im-/Export von Massendaten
Neben der Erstellung einer GoBD-zertifizierten Nebenbuchhaltung ermöglicht Vertriebsverwaltung außerdem die Kontenführung für einzelne Vertriebspartner und den Abrechnungsfirmen.
Eine Vielzahl an Modulen sorgt dafür, dass die alltäglichen Aufgaben der Verwaltung von Fondsanteilen, Beteiligungen und Genussscheinen wesentlich erleichtert werden.
Datenerfassung und Datenbearbeitung
Vertriebsverwaltung ermöglicht eine effiziente Erfassung und Bearbeitung von Daten. Durchdachte Oberflächen mit typischen Bedienkonzepten sorgen für eine schnelle Einarbeitung und hohe Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.
Oberfläche
Die Oberflächen der Vertriebsverwaltung sind benutzerfreundlich gestaltet. Die Entwicklung orientiert sich an den typischen Microsoft Office-Programmen, sodass sich Ihre Mitarbeiter schnell eingearbeitet haben werden. Eine schnelle Direktsuche über die Vorschlagsliste und eine umfassende Suche über die Trefferliste ermöglichen effizientes Arbeiten.
Externe Datenerfassung
Lagern Sie die Erfassung von Daten an Ihre Vermittler und Kunden aus? Die Vertriebsverwaltung ermöglicht die Nutzung dieser Daten für Ihre Verwaltung. Die Daten können aus externen Quellen stammen. Sie können die Vorerfassungsdaten per standardisierter Schnittstelle OpenData direkt an unsere Cloud-Server liefern und dann in Ihrer Verwaltung darauf zugreifen. Dabei ist es möglich, verschiedene Arten von Daten zu erfassen:
- Interessenten/Kunden
- Interessenten/Vertrieb
- Neuverträge
- Vertriebspartner
- Kunden
Die Daten können auch aus unterschiedlichen Aktionen stammen und werden entsprechend gekennzeichnet, sodass Sie jede Werbemaßnahme getrennt auswerten und beobachten können.
Doppelte Kunden
Eine saubere Datenbasis erleichtert die Arbeit ungemein. Ein häufiges Problem bei der Datenerfassung ist die doppelte Eingabe von Vertriebspartnern oder anderen Adressen. Mit dem xpecto-Werkzeug „Duplikate finden“ können Sie doppelte Adressen elegant suchen, finden und zusammenführen. Diese Funktionalität lässt sich in den Anbahnungsprozess integrieren und vermeidet bereits bei der Entstehung Dubletten.
Buchhaltung und Zahlungsverkehr
Mit dieser Funktion machen Sie Ihren Verwaltungsalltag effizienter und transparenter denn je zuvor. Entdecken Sie die Leichtigkeit der Finanzverwaltung.
Stapelbuchung
Die Vertriebsverwaltung enthält eine vollständige, zertifizierte Buchhaltung. Alle Zahlungen, Forderungen, Gebühren und Auszahlungen werden innerhalb der Buchhaltung für jeden Vertriebspartner geführt. Die Buchung erfolgt mit einem vom Anwender vorgegebenen Kontenrahmen, typischerweise SKR03 oder SKR04. Da die meisten Buchungen vom System bei bestimmten Aktionen automatisch erzeugt werden, ist die genaue Kenntnis des Kontenrahmens für die tägliche Benutzung meist nicht relevant. In bestimmten Fällen ist es jedoch sinnvoll, direkt Buchungen anzulegen oder zu ändern. Für diese manuellen Buchungen und Korrekturen dient der Stapelbuchungsdialog. Der Dialog ermöglicht die Eingabe, die Änderung und die Suche von Buchungen. Für die Weitergabe der Buchungen und die Revisionssicherheit der Buchhaltung können Sie Buchungen festschreiben und in protokollierter Weise exportieren.
Zahlungsaufträge
Auszahlungen können im europäischen SEPA-Format vorbereitet und digital an die Bank übermittelt werden. Für Zahlungen außerhalb des Euro-Raums kann die Vertriebsverwaltung das Format DTAZV erzeugen. Für jede Datei wird ein übersichtlicher Begleitzettel erstellt. Die Dateien werden in einem Ordnersystem abgelegt und sind in sogenannten Transaktionen organisiert. Somit ist immer klar, welche Buchungen in welcher Datei enthalten sind und welche noch in eine Datei verpackt werden müssen.
Prozesse
Die Vertriebsverwaltung ermöglicht die Integration von Ablaufprozessen in die tägliche Arbeit. Nahezu alle Elemente und Funktionen der Software können in vordefinierte Abläufe eingebunden werden. Die Abläufe sind umfangreich konfigurierbar und ermöglichen eine strukturierte Arbeitsweise. Insbesondere verteilte Teams profitieren von der Aufgabentrennung und der gemeinsamen Kommunikation über Prozesse. Die Prozesse können über einen grafischen Designer erstellt werden. Die Steuerung erfolgt mit einer zentralen „Wiedervorlage-Steuerung“, die alle Prozesselemente einsehen darf. Der Vertriebsinnendienst hat so stets den Überblick über alle wichtigen Abläufe. Die Einbindung von externen Stellen zur Datenerfassung, Prüfung/Compliance oder Betreuung ist über Prozesse sehr gut möglich. Ein Beispiel ist der Onboarding-Prozess für neue Vertriebspartner.
Vorgänge
Vorgänge sind standardisierte Prozesse und werden z.B. für Adress- und Kontoverbindungsänderungen verwendet. Vorgänge bieten grundsätzlich die Möglichkeit eines 4-Augen-Prinzips.
Wiedervorlagen
Wiedervorlagen sind ein wichtiges Element für die effiziente Verwaltung. Einzelne Benutzer oder Arbeitsgruppen können sich so bestimmte Aufgaben merken und strukturiert abarbeiten. Bei der Vielzahl an Einzelaufgaben passiert es schnell, dass man in der Verwaltung den Überblick verliert. Unsere Wiedervorlagen unterstützen Sie bei Ihrer Arbeit. Sie können Wiedervorlagen für sich selbst oder für ganze Arbeitsgruppen hinterlegen. Die Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Termin in der Oberfläche erscheinen und verschiedene Optionen zu diesem Problem anbieten. In der einfachsten Form können Sie die Angelegenheit auch lediglich als „erledigt“ markieren. Umfangreichere Wiedervorlagen bezeichnen wir als Prozesse. Prozesse können wesentlich kompliziertere Abläufe verwalten, wie den Mahnprozess oder die Bearbeitung von Geburtstagslisten. Die Anzeige für die Benutzer bleibt dabei gleich, jedoch stehen dem Nutzer mehr mögliche Optionen zur Verfügung. Ein großer Vorteil bei der Verwaltung der Aufgaben liegt darin, dass die Software nicht an bestimmte Mitarbeiter gebunden ist. Ein neuer Mitarbeiter kann so sehr leicht die Aufgaben eines anderen Kollegen übernehmen. Die Ausweitung von Aufgaben auf mehrere
Auswertungen
Mit dem Modul Vertriebsverwaltung erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Umsätze Ihrer Vertriebspartner und können mühelos stichtagsbezogene Umsatzlisten erstellen. Dank unserer anpassbaren Vorlagen und der Funktion „Abfragen erstellen“ können Sie maßgeschneiderte Auswertungen mit einem Klick generieren und diese direkt in Excel weiterverarbeiten. Nutzen Sie Ihre Zeit effizienter und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.
Druck Umsatzliste
Die Vertriebsverwaltung ermöglicht einen schnellen Überblick über Ihre Vertriebspartner und deren Umsätze. Durch das integrierte Berichtsmodul sind stichtagsbezogene Umsatzlisten jederzeit erstellbar. Die entsprechenden Vorlagen werden von uns geliefert und können nach den Wünschen des Anwenders angepasst werden. Für die Erstellung von Listen wählen Sie einfach das entsprechende Dokument in der Favoritenleiste. Über die Seitenansicht können Sie sich das fertige Dokument ansehen, exportieren oder drucken. Bei der Erstellung der Liste kann das System zusätzliche Angaben für die Auswertung wie Stichtag, Produkt oder Vertriebspartner abfragen. Dieses Schreiben mit Vertriebspartner-Bezug kann jederzeit für den ausgewählten Vertriebspartner erstellt werden. Die Erstellung der Auswertungen erfolgt schnell und ist für alle Anwender übersichtlich.
Listen und Auswertungen
Mit der Funktion „Abfragen erstellen“ können Sie sehr einfach beliebige Listen und Auswertungen erstellen. Die abgefragten Daten können mit einem Klick an Excel übergeben werden. Sie haben somit eine schnelle Methode, um beliebige Listen ohne großen Aufwand selbst zu erstellen. Mit dem Dialog „Abfragen erstellen“ können sich Benutzer direkt eigene Abfragen „zusammenklicken“. Sie wählen die Datenfelder und geben die entsprechenden Filterwerte und Bedingungen an. Alle Elemente dieses Dialogs sind auf Endbenutzer ausgerichtet und tragen deutsche Namen. Durch die einfache Benutzung wird diese Funktion bei unseren Kunden sehr breit eingesetzt. Nach den Filterbedingungen kann man die Felder der Ausgabe bestimmen. Das System schlägt typische Felder vor. Die Auswahl kann jederzeit erweitert oder geändert werden. Auf der nun folgenden Seite wird direkt das Ergebnis der Abfrage angezeigt. Die Liste kann hier nochmals gefiltert werden. Die Weitergabe der Daten ist nun denkbar einfach. Ein Klick auf „Excel“ oder „CSV“ öffnet die ermittelten Daten direkt in Excel und Sie können die Daten dann dort weiterbearbeiten. Die Daten können auch direkt an eine Kampagne übergeben werden. Diese ermöglicht Massenaktionen wie den Druck oder den Mailversand von Schreiben oder Einladungen. Die Kombination aus einfachster Listenerstellung und der Nutzung dieser Daten für den Massendruck schafft Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten in der Verwaltung. Eine ideale Kombination ist der abschließende Druck der Daten über einen Druckdienstleister.
Schriftverkehr
Unsere Vertriebsverwaltung vereinfacht den Schriftverkehr. Mit dem Word-Berichtsgenerator können Sie Dokumente anpassen und direkt versenden. Wir unterstützen auch andere Formate wie E-Mails und PDFs. Die direkte Anbindung an Post- und Druckdienstleister spart Zeit. Mit der digitalen Akte behalten Sie den Überblick über Ihren gesamten Schriftverkehr.
Vertriebspartnerschreiben
Vertriebsverwaltung enthält verschiedenste Berichtsgeneratoren und ist sehr einfach zu bedienen. Der Word-Berichtsgenerator bietet die gewohnte Art, ein Dokument zu bearbeiten. Das integrierte Word ist dabei auf die Bedürfnisse unserer Kunden angepasst. Die verfügbaren Felder werden direkt angezeigt und können per Doppelklick in den Text übernommen werden. Vorlagen, die Sie bereits in Word erstellt haben, können ohne Verluste direkt weiterbearbeitet werden. Kleinere Änderungen am Text kann jeder Sachbearbeiter sehr einfach selbst vornehmen. Eine Einarbeitungszeit ist nicht nötig. Im Text können normale Felder genutzt werden. Für Abhängigkeiten oder kompliziertere Felder können Formeln hinterlegt werden, die ganze Blöcke oder Passagen verändern oder einblenden. Die Berichte werden dann als Einzelschreiben je Vertriebspartner oder auch gleich für ein Massendruck/-mailing benutzt. Einmal erstellt, erhalten Sie so eine wirkliche Arbeitserleichterung durch die vordefinierten Schreiben. Weitere Formate wie z.B. HTML-E-Mail-Vorlagen können auch als Vorlage hinterlegt und als individualisierte Einzelschreiben genutzt werden. Ebenso können auch PDF-Formulare hinterlegt und mit Vertriebspartnerdaten befüllt werden.
Briefversand-Dienstleister
Vertriebsverwaltung ermöglicht die direkte Anbindung an einige Postdienstleister. Einzelschreiben und Massendrucke können so direkt mit der Software an diese Dienstleister gesendet werden. Die Anbindung an Druckdienstleister ist für viele Kunden ein sehr wichtiger Bestandteil geworden. Die eigene Druckstraße gehört damit der Vergangenheit an und somit auch das Besorgen des Verbrauchsmaterials oder das Bereitstellen von Arbeitskräften für großvolumige Aussendungen. Der Versand über einen Druckdienstleister ermöglicht den zeitnahen Versand von mehreren tausend Sendungen pro Tag innerhalb von wenigen Minuten. Im Praxisfall können 5000 Provisionsschreiben innerhalb einer Stunde erstellt und an den Dienstleister übermittelt werden.
Digitale Akte
Vertriebsverwaltung ermöglicht die digitale Abbildung des gesamten Schriftverkehrs. Sowohl Ausgangspost über das integrierte Outputsystem als auch Eingangspost über den Scanmanager werden beim Anleger in der digitalen Akte als PDF archiviert, stehen der Verwaltung gebündelt zur Einsicht zur Verfügung und können auch dem Vertriebspartner im Vertriebspartnerportal bereitgestellt werden.
Provisionsabrechnung
Die Abrechnung der Provisionen mit Vertriebsverwaltung kann direkt auf Ihre Anforderungen angepasst werden. Durch unsere Erfahrung im Vertriebsbereich sprechen wir Ihre Sprache und können Ihre Vertriebsverträge direkt in der Software umsetzen.
Grundlagen
Eine Einführung zu Provisionsmodellen, Provisionssätzen und Abrechnungen in Vertriebsverwaltung.
Die Provisionsabrechnung mit Vertriebsverwaltung ist sehr umfangreich und flexibel anpassbar. Die Verwaltung behält dabei stets einen guten Überblick und hat Möglichkeiten zum manuellen Eingriff.
Provisionsmodelle
Die Provisionsmodelle sind der wichtigste Bestandteil der Provisionsabrechnung. Sie bestehen aus anpassbarem Programmcode (Visual Basic.NET) und können daher eine sehr umfangreiche Logik abbilden. Sie müssen Ihre Anforderungen also nicht an unsere Möglichkeiten anpassen – wir können jedes Provisionsmodell für Sie bereitstellen.
Provisionssätze/Vertriebsvereinbarungen
Die Provisionssätze legen die Höhe der Provisionen fest. Diese können je nach Karrierestufe oder individuell für jeden Vertriebspartner hinterlegt werden. Die Pflege über die Karrierestufen ermöglicht eine sehr einfache Verwaltung, da für neue Produkte nur die Sätze in den Karrierestufen angepasst werden müssen. Falls Sie die Sätze für einzelne Vertriebspartner oder auch für alle Vertriebspartner individuell festlegen möchten, ist dies ebenfalls möglich. Sie können die beiden Formen auch mischen und nur die Sätze für bestimmte Produkte individuell festlegen, während für alle anderen Produkte die aktuelle Karrierestufe gilt.
Berechnung der Ansprüche
Bei der Vertragserfassung werden die zukünftigen Provisionsansprüche aus den Modellen und Sätzen in Verbindung mit den Vertragsdaten/Umsatzdaten berechnet. Diese Daten sind sofort einsehbar und bilden meist die maximale Provision, die bei erfolgreichem Verlauf des Vertrags insgesamt gezahlt wird. Diese Ansprüche können manuell bearbeitet werden, um spezielle Ansprüche für einzelne Verträge zu hinterlegen.
Berechnung der Zahlungen
In bestimmten Abständen erfolgt eine Provisionsabrechnung. Sie können tägliche, wöchentliche, halbmonatliche, monatliche, vierteljährliche, halbjährliche und jährliche Intervalle hinterlegen. Beim Abrechnungslauf errechnet Vertriebsverwaltung die fällige Provisionszahlung für jeden Vertrag auf Basis der hinterlegten Ansprüche. Die errechneten Daten werden dem Benutzer angezeigt, der dann die gewünschten Vertriebspartner oder Verträge markieren und endgültig abrechnen kann. Die kumulierten Zahlungen fließen in die Buchhaltung für die Vertriebspartner ein.
Buchhaltung für Vertriebspartner
Die Buchhaltung für jeden Vertriebspartner ermöglicht die Buchung von zusätzlichen Posten. Vorschüsse, Abschläge, Teilauszahlungen, Negativsalden und Überträge werden automatisch verwaltet und können entsprechend hinterlegt werden. Die Buchung von speziellen Posten wie:
- Boni
- Einmalprovisionen
- Bürokosten
- Materialkosten
- Leasingraten
kann direkt im Dialog erfolgen und beeinflusst die Auszahlung, wobei diese Posten sauber auf den Belegen ausgewiesen werden.
Bereitstellung der Abrechnung
Die Abrechnungen werden zum Abschluss erstellt und in den meisten Fällen direkt als PDF im Vertriebspartnerportal zum Download bereitgestellt. Die Bereitstellung ist in die Software integriert und sehr einfach. Die Empfänger erhalten eine E-Mail oder SMS als Benachrichtigung. Natürlich können die Abrechnungen auch direkt gedruckt werden. Das Layout der Abrechnung kann frei angepasst werden und soll modern und in Ihrem Stil erfolgen.
Veranstaltungen
Mit Vertriebsverwaltung können Sie Veranstaltungen planen, verwalten und auswerten. Das Modul für Veranstaltungen kann für verschiedene Arten wie Schulungen, Seminare und Workshops verwendet werden. Darüber hinaus lassen sich mithilfe des Moduls Videokonferenzen und Videoschulungen steuern.
Elektronische Signatur
Die elektronische Signatur ermöglicht es, Dokumente digital zu unterzeichnen, ohne dass eine physische Unterschrift erforderlich ist. Sie bietet eine rechtssichere und effiziente Möglichkeit, Verträge und andere wichtige Dokumente online zu signieren. Durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien und digitalen Zertifikaten wird die Authentizität und Integrität der elektronischen Unterschrift gewährleistet. Unternehmen und Privatpersonen profitieren von der Zeitersparnis und der Vereinfachung von Arbeitsabläufen, da Dokumente schnell und sicher elektronisch signiert werden können.
Wählen Sie zwischen Desktop- und Web-Version
Alle Module sind ineinander verwoben und benutzen die vorhandene Datenbasis wechselseitig.
Diese Lösung ist hochgradig anpassbar und kann durch spezielle Module und Anpassungen erweitert werden, um den vielfältigen Anforderungen der Branche gerecht zu werden.
Ja. Diese Lösung kann nahtlos sowohl an weitere xpecto-Lösungen als auch an andere Systeme angebunden werden, um eine optimale Integration und Datenaustausch zu gewährleisten.
Unsere Lösungen werden auf Mietbasis bereitgestellt. Die Mietrate enthält die Kosten für alle laufenden Updates. Es kann auf beliebig vielen Arbeitsplätzen verwendet werden und benutzt eine zentrale Datenbank.
Der Zugriff auf sensible Daten unterliegt einem vollständigen Rechtesystem, das in das unternehmensweite Rollensystem integriert ist. Rechte werden über Rollen zugeteilt, die den Benutzern zugewiesen werden.
- Datenbank: Microsoft SQL Server Express 2016 oder neuer
- Betriebssystem: Microsoft Windows 10 oder neuer
Weitere Details finden sich im Benutzerhandbuch.
Die Dauer bis zur Einsatzbereitschaft hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Konfiguration Ihrer individuellen Anforderungen und der Implementierung in Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam für eine individuelle Beratung und Zeitschätzung.
Updates werden zentral sowohl in der Lösung als auch in unserem Download-Bereich bereitgestellt und können vom Benutzer heruntergeladen und installiert werden. Die Verteilung der Updates auf die übrigen Arbeitsstationen erfolgt automatisiert.
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Kunden erhalten direkten Zugang zu Supportmitarbeitern, die stets nur für einen kleinen Kundenkreis arbeiten. Dies ermöglicht persönlichen Kontakt und schnelle Kommunikation. Supportmitarbeiter sind mit den spezifischen Produkten und Anforderungen der Kunden vertraut.
Anlegerverwaltung | Vertriebsverwaltung ist eine Softwarelösung, die bei der Verwaltung von Anlegern und Finanzprodukten unterstützt, effiziente Abläufe schafft und Funktionen wie Kapital-Kontenführung, Kostenverrechnung, Gewinnverteilung und Lastschrifteinzug bietet. Sie erleichtert die Verwaltung von Fondsanteilen, Beteiligungen und weiteren Finanzprodukten durch zahlreiche Module.
Die Lösung umfasst Module für Anlegerverwaltung und Vertriebsverwaltung, die entweder einzeln oder als Gesamtpaket verwendet werden können.
- Ansprechende Menüs & Oberflächen
- Hohe Individualisierbarkeit & Anpassbarkeit
- Integriertes Aufgabenmanagement
- Flexibles Berichtswesen & Ad-hoc Reporting
- Integriertes Änderungsprotokoll- & Rechtesystem
- Risikomanagement
- Integrierte Fernwartungsfunktion
- ESG-Transparenz in Zusammenarbeit mit Realcube
- Schnittstelle zu anderen Systemen
- Integriertes Kontakt- und Dokumentenmanagement
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